Zwolnienie od pracy w celu uczestnictwa pracownika w ważnych uroczystościach rodzinnych oraz w celu załatwienia formalności, które wiążą się z tymi wydarzeniami nazywamy urlopem okolicznościowym. O ile nie budzi wątpliwości w związku z jakimi wydarzeniami możemy wykorzystać ten urlop, o tyle wątpliwości powstają w jakim czasie od zaistnienia wydarzenia możemy z niego skorzystać.
Zgodnie z § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 z późn. zm.) pracodawca udziela tzw. urlopów okolicznościowych w związku z ważnymi wydarzeniami rodzinnymi i osobistymi pracownika.

§ 15. Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:
1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Ustawodawca nie wskazał kiedy możemy wykorzystać ten urlop, nie określił daty początkowej ani końcowej okresu, w którym można skorzystać z urlopu. Również nie wymaga, aby urlop wykorzystać tylko w dniu danego wydarzenia. Jednakże zwolnienie od pracy powinno zostać wykorzystane w czasie bezpośrednio związanym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. Istotny jest bowiem związek przyczynowy, ale także związek czasowy z danym wydarzeniem. Co do zasady – zwłaszcza w przypadku wydarzeń możliwych do zaplanowania np. ślubu- zwolnienie od pracy pokrywać się będzie z datą zdarzenia. Nie wyklucza to jednak wykorzystania urlopu w niedalekim odstępie czasowym od uroczystości, jeżeli pracownik udowodni, że zwolnienie ma związek z wydarzeniem np. zwolnienie na załatwienie formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego, w zakładzie pogrzebowym.
Podsumowując: między zdarzeniem a zwolnieniem od pracy musi być zachowana rozsądna więź czasowa.

Należy również pamiętać, że pracodawca nie udziela urlopu okolicznościowego z własnej inicjatywy, ale na wniosek pracownika.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, w przypadku, gdy przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, natomiast przy innej przyczynie – pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.

Za czas urlopu okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczone jak za urlop wypoczynkowy. Jednak pracownikowi, który nie wykorzystał dni wolnych, nie przysługuje ekwiwalent pieniężny z tego tytułu.

Na marginesie- uważam, że z powodu ślubu pracownik powinien mieć urlop co najmniej miesięczny, aby miał prawdziwy miesiąc miodowy 🙂