Urlop na żądanie to szczególny rodzaj urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy. Jego celem jest umożliwienie pracownikowi skorzystania z urlopu w nagłej, nieprzewidzianej sytuacji, bez konieczności wcześniejszego planowania. Jednak prawo do tego urlopu nie jest absolutne – pracodawca w określonych przypadkach może odmówić jego udzielenia.

1. Każdemu pracownikowi przysługuje 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym. Dni te są częścią ogólnego wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy).
2. Pracownik musi zgłosić zamiar skorzystania z urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, przed godziną rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie może mieć formę:
   1. telefoniczną,
   1. mailową,
   1. osobistą,
   1. inną ustaloną w zakładzie pracy.

W wyroku z 15.11.2006 r. (sygn. akt I PK 128/06) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik powinien zgłosić żądnie udzielenia urlopu do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy, chyba że późniejsze złożenie wniosku przewiduje regulamin pracy lub przyjęta u pracodawcy praktyka

• Kodeks pracy nie wymaga od pracownika podania przyczyny żądania urlopu. Pracownik nie musi również dostarczać dokumentów potwierdzających nagły charakter sytuacji.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Mimo że urlop na żądanie jest prawem pracownika, pracodawca nie zawsze ma obowiązek go udzielić. Może odmówić w przypadku, gdy:

1. Zachodzą szczególne potrzeby zakładu pracy – np. gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w funkcjonowaniu zakładu pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik zajmuje kluczowe stanowisko lub jego obecność jest niezbędna do zapewnienia bezpieczeństwa (np. w służbach medycznych czy transporcie publicznym).
2. Nieprzestrzeganie procedur zgłaszania – pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, jeśli pracownik zgłosił żądanie z opóźnieniem lub niezgodnie z ustalonymi zasadami w regulaminie pracy.
3. Nadużycie prawa – jeśli pracownik nadużywa prawa do urlopu na żądanie (np. zgłasza go regularnie w dni, gdy powinien pełnić ważne obowiązki), pracodawca może odmówić, uzasadniając to ochroną interesów zakładu.

Brak odpowiedzi pracodawcy na zgłoszenie urlopu nie oznacza automatycznej zgody. Pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bez wyraźnego potwierdzenia pracodawcy, ponieważ może to zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Karna z dnia 7 listopada 2013 r., SNO 29/13

Każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Do wykorzystania urlopu z art. 167² KP nie uprawnia zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.

Jednocześnie Sąd Najwyższy w w/w wyroku z 15 listopada 2006 r. podkreślił, że odmowa pracodawcy musi być jednak uzasadniona rzeczywistymi potrzebami organizacyjnymi.

Pracodawca nie może udzielić pracownikowi nieobecnemu w pracy z powodu długotrwałej choroby, trwającej dłużej niż 30 dni, urlopu wypoczynkowego „na żądanie” bezpośrednio po upływie zwolnienia lekarskiego, bez przeprowadzenia kontrolnych badań lekarskich (art. 167² KP w zw. z art. 229 § 2 KP).