Z dniem 1 stycznia 2019r.  weszły w życie istotne dla pracodawców zmiany w kodeksie pracy w zakresie zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej, a także okresów ich przechowywania.

Zgodnie z art. 94 ust. 9a kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Do nowelizacji pracodawca musiał prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Pracodawca może zmieniać formę prowadzonej przez siebie dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i odwrotnie, ale nie może prowadzić częściowo w formie papierowej, a częściowo w formie elektronicznej.

Pracodawca może nadal prowadzić dokumentację w formie papierowej i wówczas nic się nie zmienia, nie musi informować pracowników. Z pewnością większość pracodawców pozostanie przy tej formie.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Od 1 stycznia 2019 roku skróceniu ulegnie również okres przechowywania pracowniczych akt osobowych. Zarówno papierowe, jak i elektroniczne akta osobowe będą przechowywane już nie przez 50, a jedynie przez 10 lat. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Kolejną ważną zmianę wprowadza art. 94⁵ § 1 kodeksu pracy. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Wówczas okres 10 lat, przez który pracodawca przechowuje akta osobowe pracowników, liczy się od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tego ostatniego stosunku pracy.

Pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie miał obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,

– możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

– zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie miesiąca.

Z dniem 31 grudnia 2018 r. zostało uchylone rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Najważniejszą zmianą jest podzielenie akt osobowych na 4 części:

– ubieganie się o zatrudnienie – część A,

– nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia – część B,

– ustanie stosunku pracy – część C,

– dokumenty dotyczące nałożonych kar – część D.

Wspomnę jeszcze, że zgodnie z nowym brzmieniem art. 86 § 3 Kodeksu pracy wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.  Oznacza to, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie przelewane wynagrodzenie pracownika, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.